Voorraad opslaan: welke opslagruimte past bij uw kleine bedrijf?

Meer dan 2 miljoen bedrijven in Nederland hebben één werkzame persoon. Vooral in de bouw en handel zijn veel van deze bedrijven actief. Werkt u alleen, dan kan een groeiende voorraad al snel veel ruimte innemen in huis, de garage of uw bedrijfswagen.

Een magazijn lijkt dan misschien de logische volgende stap. Maar daarmee betaalt u mogelijk voor meer ruimte en voorzieningen dan uw bedrijf nodig heeft en gaat u vaak een grotere verplichting aan.

Self storage, een bedrijfsunit met stroom of een regulier bedrijfspand kunnen allemaal extra capaciteit bieden. Welke optie bij uw bedrijf past, hangt af van wat u opslaat, hoe vaak u toegang nodig hebt en wat u op de locatie wilt doen.

Begin bij de manier waarop uw bedrijf werkt

Breng eerst in kaart wat u dagelijks nodig hebt voordat u verschillende ruimten vergelijkt. De volgende zes aandachtspunten helpen u om de mogelijkheden af te bakenen.

1. Hoeveel opslagruimte hebt u nodig?

Schat hoeveel ruimte uw huidige voorraad, verpakkingsmateriaal, gereedschap en apparatuur innemen. Houd ook ruimte vrij om veilig bij uw goederen te kunnen. Bereken dus niet alleen het totale volume van de opgeslagen artikelen.

Denk daarnaast aan seizoenspieken. Een webshop kan vóór een drukke verkoopperiode aanzienlijk meer capaciteit nodig hebben. Een installateur heeft mogelijk extra ruimte nodig voor wisselende apparatuur, reserveonderdelen en projectmaterialen.

2. Hoe vaak hebt u toegang nodig?

Als u vrijwel dagelijks langskomt, kunnen de ligging en toegangstijden even belangrijk zijn als de prijs. Noteer op welke momenten u de ruimte waarschijnlijk bezoekt. Is dat ’s avonds, in het weekend of meerdere keren tijdens een werkdag? Misschien haalt u alleen af en toe apparatuur op. In dat geval hebt u minder vaak toegang nodig. Het kan ook zijn dat u bezoeken plant rond de aankomst van nieuwe voorraad.

Controleer de toegangstijden van de aanbieder en bepaal of deze aansluiten op uw planning. MijnSafestore biedt ruimere toegangstijden buiten de reguliere openingstijden van de vestiging, zodat u uw voorraad op meer momenten kunt bereiken.

3. Kunnen leveranciers op de locatie bezorgen?

Als leveranciers of koeriers moeten kunnen leveren terwijl u niet aanwezig bent, vraag dan:

• Kan de aanbieder leveringen namens u aannemen?
• Waar worden grotere zendingen gelost?
• Gelden er beperkingen voor de afmetingen van voertuigen?
• Moet u zelf aanwezig zijn om een levering in ontvangst te nemen?

Voor een webshop kunnen deze punten van invloed zijn op het volledige bestelproces. Ontvangt u meerdere leveringen per week, dan kan een locatie met een geschikte receptie of goederenontvangst belangrijker zijn dan alleen een lage prijs.

4. Hoe werken parkeren, laden en lossen?

Bekijk hoe uw voorraad vanuit de bestelwagen of het bezorgvoertuig naar de opslagunit wordt gebracht. Let op de loopafstand, de laad- en losmogelijkheden en de beschikbaarheid van hulpmiddelen zoals transportkarren.

Vraag of u deze hulpmiddelen kosteloos kunt gebruiken. Controleer ook:

• eventuele parkeerlimieten;
• maximale doorrijhoogten;
• regels voor bedrijfsvoertuigen;
• de afstand tussen de laadzone en de unit;
• of de laad- en losruimte met andere klanten wordt gedeeld.

Dat laatste is vooral relevant als u de locatie tijdens drukke perioden wilt bezoeken.

5. Is er elektriciteit nodig?

Controleer precies welke stroomvoorziening beschikbaar is en waarvoor u deze mag gebruiken. De aanwezigheid van een stopcontact betekent niet automatisch dat u machines mag gebruiken, accu’s mag opladen of apparatuur onbeheerd ingeschakeld mag laten.

Is een ononderbroken stroomvoorziening noodzakelijk om uw voorraad te beschermen, dan is gewone self storage waarschijnlijk niet geschikt. Een bedrijfsunit met stroom of een gespecialiseerd bedrijfspand kan dan beter aansluiten op uw bedrijfsvoering.

6. Werken er mensen op de locatie?

Bepaal hoeveel tijd u en eventuele medewerkers op de locatie doorbrengen. Regelmatig inpakken, administratief werk, montage, onderhoud of klanten ontvangen kan betekenen dat u niet alleen opslagruimte, maar ook een werkruimte nodig hebt.

Werken er werknemers op de locatie, dan moet u bovendien rekening houden met uw verplichtingen op grond van de Nederlandse arbeidsomstandighedenwetgeving. Daaronder kunnen onder meer een risico-inventarisatie en -evaluatie, een plan van aanpak, bedrijfshulpverlening en geschikte personeelsvoorzieningen vallen.

Vergelijk de mogelijkheden voor uw voorraad

Self storage

Zakelijke self storage is geschikt als u een beveiligde plaats nodig hebt voor voorraad, gereedschap en verpakkingsmateriaal. U kunt hiermee beginnen of de opslagcapaciteit uitbreiden zonder direct een regulier bedrijfspand te huren.

Self storage kan goed aansluiten als:

• uw voorraad regelmatig verandert en u de unit wilt kunnen vergroten of verkleinen;
• alleen u of een klein aantal bevoegde personen toegang nodig heeft;
• u geen permanente stroomvoorziening nodig hebt;
• u de unit niet als vaste werkplek wilt gebruiken;
• leveranciers volgens de voorwaarden van de aanbieder op de opslaglocatie kunnen leveren.

Een self-storage-unit is in de eerste plaats bedoeld voor opslag. Het is geen werkplaats of permanente werkplek.

Een aanbieder kan beperkingen stellen aan de activiteiten die in een unit zijn toegestaan. Lees daarom de voorwaarden zorgvuldig als u meer wilt doen dan goederen opslaan en ophalen.

Bespreek uw plannen vooraf met de aanbieder. MijnSafestore staat bijvoorbeeld geen werkzaamheden in de opslagunit toe, maar biedt wel mogelijkheden voor het ophalen van pakketten. Medewerkers kunnen goederen dan onder de geldende voorwaarden namens u in ontvangst nemen.

Bedrijfsunits met stroom

Een bedrijfsunit met stroom bevindt zich qua mogelijkheden tussen gewone opslag en een regulier bedrijfspand. Zo’n unit kan bruikbaar zijn als u voorraad wilt opslaan en daarnaast lichte, toegestane bedrijfsactiviteiten wilt uitvoeren.

Dit type unit kan passen bij:

• installateurs die goedgekeurde apparatuur moeten opladen;
• vakmensen die materialen voor opdrachten voorbereiden;
• ondernemers die langere perioden in de unit moeten doorbrengen;
• bedrijven die regelmatig zakelijke leveringen ontvangen.

De aanwezigheid van stroom betekent niet dat iedere elektrische activiteit is toegestaan. Er kunnen specifieke regels gelden voor:

• machines;
• verwarming;
• het opladen van accu’s;
• onbeheerd ingeschakelde apparatuur;
• geluid;
• afval;
• klantbezoek;
• het aantal aanwezige personen.

Vraag naar deze beperkingen voordat u een unit kiest.

De aanbieder kan u vragen om een identiteitsbewijs, bedrijfsgegevens, een KVK-uittreksel en informatie over wat u wilt opslaan of in de unit wilt doen. Voor een startende ondernemer zonder gevestigde bedrijfsactiviteiten kan self storage een toegankelijker alternatief zijn.

Reguliere bedrijfsruimte

Een regulier kantoor, een werkplaats of een magazijn brengt meestal een grotere financiële verplichting en uitgebreider vooronderzoek met zich mee dan een bedrijfsunit met stroom.

Voor kantoor- en opslagruimte worden de looptijd, opzegmogelijkheden en een belangrijk deel van de commerciële voorwaarden doorgaans in de huurovereenkomst vastgelegd.

Een regulier bedrijfspand wordt relevanter als u behoefte hebt aan:

• meerdere medewerkers die dagelijks op de locatie werken;
• bezoeken van klanten of leveranciers;
• doorlopende orderverwerking, verpakking en verzending;
• frequente leveringen;
• machines of gespecialiseerde apparatuur;
• afzonderlijke kantoor-, personeels- of sanitaire voorzieningen.

Controleer vóór het huren van een bedrijfspand het plaatselijke omgevingsplan. Daarin staat welke activiteiten op een bepaalde locatie zijn toegestaan. Het omgevingsplan kan ook bepalen of u een omgevingsvergunning nodig hebt.

U kunt de regels voor een adres opzoeken via Regels op de kaart in het Omgevingsloket. Het Omgevingsloket bevat informatie over regels van gemeenten, provincies, waterschappen en het Rijk.

De huur is slechts een deel van de totale kosten. Uw bedrijf kan ook verantwoordelijk worden voor:

• de inrichting van het pand;
• gas, water en elektriciteit;
• servicekosten;
• onderhoud;
• afvalverwerking;
• brandveiligheidsmaatregelen;
• veiligheid op de werkplek;
• verzekeringen;
• lokale belastingen en voorschriften.

Bedrijfshuren kunnen stijgen en een langlopende overeenkomst is soms moeilijk tussentijds te beëindigen.

Praktische vergelijking van de drie mogelijkheden

Plan voor nieuwe voorraad voordat de ruimte vol raakt

Denk vooraf na over wat er gebeurt wanneer het aantal bestellingen, de waarde van uw voorraad of het aantal medewerkers toeneemt.

Vraag de aanbieder:

• Wat kost een overstap naar een grotere unit?
• Hoe verloopt zo’n verhuizing?
• Kunt u een extra unit naast uw bestaande opslagruimte huren?
• Kunt u units op verschillende locaties onder één account beheren?
• Hoe snel kunt u op- of afschalen?
• Geldt er een minimale nieuwe huurperiode?

Aanbieders van self storage, zoals MijnSafestore, kunnen meerdere units op dezelfde locatie of op verschillende locaties in Nederland onder één account aanbieden.

Een iets grotere unit kan een korte groeiperiode opvangen. Dat kan met name praktisch zijn bij seizoensvoorraad die u naar verwachting binnen enkele maanden verkoopt. Kies echter niet structureel voor veel ongebruikte ruimte als u eenvoudig kunt opschalen.

Verzekering van voorraad, gereedschap en apparatuur

Een goederenverzekering kan handelsvoorraad en materialen beschermen tegen risico’s zoals brand, waterschade of diefstal. Een inventarisverzekering is daarvan te onderscheiden en kan bedrijfsmiddelen zoals computers, meubilair en gereedschap dekken.

Iedere verzekering of dekking heeft eigen voorwaarden, maximale vergoedingen en uitsluitingen.

Self storage kan het verzekeringsproces vereenvoudigen als de aanbieder dekking voor opgeslagen goederen aanbiedt. Controleer daarbij:

• welke gebeurtenissen zijn gedekt;
• of uw eigen bedrijfsverzekering al dekking biedt;
• welke beveiligings- en meldingsvoorwaarden gelden.

Houd een actuele voorraadadministratie bij en bewaar foto’s en aankoopbewijzen. Deze documentatie kan van belang zijn als u een schadeclaim moet indienen.

Controleer verboden en beperkt toegestane goederen

Opslagaanbieders verbieden doorgaans goederen die juridische, veiligheids-, milieu- of overlastrisico’s veroorzaken. De precieze lijst verschilt per aanbieder. Controleer daarom de voorwaarden voordat u de unit in gebruik neemt. Schriftelijke toestemming is veiliger dan aannemen dat een product mag worden opgeslagen omdat het via normale winkelkanalen wordt verkocht.

Kies de ruimte op basis van het werk dat er moet gebeuren

Self storage kan voldoende zijn als u voornamelijk voorraad, gereedschap of apparatuur wilt opslaan en de grootte van de unit wilt aanpassen aan uw voorraad. Zo voorkomt u dat u langdurig betaalt voor ruimte die u niet gebruikt.

Een bedrijfsunit met stroom kan geschikter zijn als u elektriciteit nodig hebt of meer tijd in de ruimte wilt doorbrengen. Uw geplande activiteiten moeten dan wel uitdrukkelijk zijn toegestaan.

Een regulier bedrijfspand is het overwegen waard als meerdere mensen er regelmatig werken, u veel goederen ontvangt of verzendt, of de locatie een vast onderdeel van uw dagelijkse bedrijfsvoering wordt.

Beschrijf vóór ondertekening een doorsnee werkweek aan de aanbieder. Vraag vervolgens om schriftelijke bevestiging van wat op de locatie is toegestaan.